Guía de productividad laboral para teletrabajar o ser nómada digital

Con el inicio de la pandemia, muchos de nosotros nos vimos obligados a adoptar el teletrabajo y experimentamos una mejora en nuestra productividad laboral al trabajar desde casa o ser nómadas digitales moviéndonos por el mundo.

Aunque afortunadamente muchas cosas han vuelto a la normalidad, es innegable que cada vez más empresas se suman a la tendencia de ofrecer empleos a distancia. ¡Hurra!

Ya sea trabajando de manera independiente o para una empresa, el teletrabajo está en auge y continúa creciendo. De hecho, numerosas empresas han encontrado una oportunidad excepcional al permitir trabajar desde cualquier lugar, incorporando a sus equipos a profesionales de todos los rincones del planeta.

Hoy, te compartiremos cómo puedes aumentar la productividad en el teletrabajo.

Y es que cada vez somos más quienes llevamos nuestro portátil a cuestas, dedicándonos a lo que amamos con la libertad de establecer nuestro propio horario.

Ahora bien, es cierto que con este enfoque, si no te organizas adecuadamente y no estableces pautas y límites, el trabajo remoto puede no resultar tan eficiente ni divertido como nos lo pintan.

¿Te encuentras dedicando todo el día a tareas y al finalizar te das cuenta de que no has progresado casi nada? Entonces, quédate con nosotros un momento, porque lo que vamos a compartir te será de gran utilidad.

¿Qué es la productividad laboral?

Vamos a revisar este concepto que estamos seguros de que ya conoces. La productividad laboral se refiere a la capacidad de una persona para transformar insumos en productos con el menor costo posible.

En términos más informales, la productividad del trabajo implica alcanzar los objetivos establecidos mediante la realización de las tareas necesarias en el menor tiempo posible y con los recursos mínimos.

Productividad laboral: lograr los mejores resultados invirtiendo la menor cantidad de recursos posible. Suena bien, ¿verdad?

En resumen, se trata de optimizar al máximo tanto los recursos disponibles como el tiempo disponible para llevar a cabo las tareas. Sin embargo, al enfrentarte diariamente a este desafío de optimizar tu productividad, pueden surgir situaciones que obstaculizan tu trabajo; estos son los denominados ladrones del tiempo, que exploraremos detalladamente a continuación.

Ladrones del tiempo: los enemigos de la productividad

El principal desafío que enfrentas al decidir convertirte en un nómada digital y teletrabajar es la abundancia de interrupciones que pueden distraerte en tus tareas, conocidas como ladrones del tiempo según los expertos.

Estas distracciones, que son más propensas cuando trabajas desde casa o desde la terraza de un hotel, por ejemplo, pueden hacerte perder considerablemente tiempo de la tarea principal en la que estabas concentrado.

Cuando te encuentras enfocado en una tarea y desvías tu atención hacia una interrupción, tardas un promedio de 23 minutos en volver a centrarte en la tarea que estabas realizando antes de la interrupción. ¡23 minutos!

Aquí tienes algunos ejemplos de estos ladrones del tiempo a los que todos podemos caer víctimas en cualquier momento:

• La procrastinación: es el principal enemigo de la productividad en el teletrabajo. La disponibilidad de todo el día para realizar tus tareas puede llevarte a posponerlas fácilmente, justificándote a ti mismo que no importa si realizas la tarea a las 09:00 o a las 18:00, lo cual no es cierto. La procrastinación se convierte en la elección más fácil para tu cerebro, posponiendo las tareas.
• El multitasking: actualmente hay un gran debate en la sociedad sobre si realizar varias tareas a la vez mejora la productividad en el teletrabajo. Dejamos claro que entrar en modo multitarea no es beneficioso para tu cerebro. Al final, nunca completas lo que realmente es importante. Las tareas urgentes, pero no importantes, empujan a las demás, haciéndote creer que deben ser las primeras en abordarse. Grábate esto a fuego: el multitasking NO es tu aliado.
• La falta de planificación: esto es esencial para cualquier trabajador, pero se vuelve crucial al teletrabajar. Si no planificas tu jornada laboral, es fácil distraerte, reduciendo así tu productividad. Trabajar desde casa puede recordarte tareas domésticas, como poner una lavadora. Si no planificas tus tareas y descansos, es probable que te levantes a hacerlo, pensando que solo tomará 5 minutos. Sin embargo, recuerda que cuando vuelvas a tu ordenador, tardarás un promedio de 23 minutos en recuperar la concentración.

Podríamos continuar hablándote de más distracciones típicas, como el correo electrónico, las redes sociales, los mensajes en WhatsApp o Telegram, entre otras.

Ventajas y desventajas de teletrabajar

A primera vista, parece que la organización del trabajo según tus preferencias es una ventaja en sí misma. Y créenos, lo es; sin embargo, no debes perder de vista lo que nadie te cuenta sobre el teletrabajo.

A continuación, presentamos las ventajas y desventajas de trabajar donde, como y cuando tú quieras.

Ventajas de trabajar en remoto

Esto es todo lo positivo que conlleva el teletrabajo:

• Ahorro de tiempo para ti: prescindir del desplazamiento hasta el lugar de trabajo es una gran ventaja. El tiempo que ahorras puede invertirse en lo que más disfrutes, ya sea hacer ejercicio, leer, formarte o pasar tiempo con tu familia. Si evitas media hora o 45 minutos de atascos o transporte público, es completamente legítimo quedarte un poco más en la cama.
• Menos gastos: no estás obligado a desplazarte ni a comer en el trabajo, lo que se traduce en una reducción significativa de tus gastos. Aunque debes tener en cuenta que podrías aumentar los costos de electricidad en casa, por ejemplo, al tener tu portátil conectado durante más horas. Aun así, sales ganando a largo plazo al gastar menos dinero.
• Mejor gestión de la energía: trabajar en remoto agota menos físicamente que hacerlo de manera presencial en tu lugar de trabajo. Esto es beneficioso para tu energía, ya que la utilizas en las tareas sin compartirla con otras actividades, como los desplazamientos. Te sentirás menos cansado físicamente.
• Menos estrés: al trabajar en remoto, ya no tienes que apresurarte a las reuniones que tu jefe ha programado o a aquellas solicitadas por tu cliente la semana pasada. Tampoco necesitas preocuparte por perder el transporte público o, peor aún, encontrar aparcamiento rápidamente para el coche. Todas estas situaciones estresantes desaparecen con el teletrabajo. ¡Qué alivio!
• Reducción del absentismo laboral: se ha demostrado que trabajar desde casa reduce significativamente las ausencias laborales. Al disminuir el estrés y la ansiedad, tan comunes en nuestra sociedad actual, contribuyes a mejorar la productividad al eliminar las ausencias laborales por estas razones.
• Mejora de la calidad del aire en las ciudades: la disminución de la contaminación es una consecuencia del teletrabajo que no podemos pasar por alto. Al haber menos desplazamientos de las personas a sus lugares de trabajo, contribuimos a mejorar la calidad del aire en nuestras ciudades.

Son muchas ventajas y, sobre todo, muy poderosas. Pero como suele decirse, no todo es perfecto, y es importante tenerlo presente. Ahora, echaremos un vistazo a los aspectos menos positivos de trabajar en remoto.

Desventajas del teletrabajo

El estilo de vida del nomadismo digital es una experiencia única, pero también conlleva algunos inconvenientes, tales como:

• Aislamiento: es crucial ser consciente de esta consecuencia que puede surgir con el tiempo. Aunque te comuniques con otras personas a través de las redes sociales, es fácil sentirte aislado. Puede deberse a la falta de interacción social en persona o a la dificultad de comunicarte con aquellos que te rodean y no comprenden tu trabajo. Este fenómeno es más común de lo que parece y puede manifestarse sin que te des cuenta.
• Falta de ambiente laboral: puede que al principio de tu vida como teletrabajador no consideres relevante este aspecto, pero con el tiempo podría surgir. Aunque puedas colaborar y trabajar en equipo con colegas, la falta de presencia física puede llevar a perder el ambiente que te motiva en tu trabajo.
• Posible disminución de la productividad: trabajar desde casa demanda una gran dosis de disciplina. Aunque es cierto que nadie te vigila y no hay control sobre tus actividades diarias, la falta de planificación puede afectar negativamente a tu rendimiento.
• Pérdida de enfoque en tu aprendizaje: si no te organizas adecuadamente y no mantienes la disciplina en tu trabajo, es fácil caer en una rutina mecánica centrada solo en las tareas laborales necesarias. Esto puede perjudicar tu crecimiento personal y profesional, algo que sí experimentas cuando trabajas presencialmente con un equipo.

¡No entres en pánico! Para evitar que estos aspectos menos positivos del nomadismo digital te afecten, el equipo de Visa Nómada Digital está aquí con numerosos trucos y consejos para que tu vida como nómada digital sea exactamente como debería ser: ¡una experiencia increíble!

5 aspectos que hay que mejorar para mejorar la productividad laboral como nómada digital

Uno de los errores más comunes entre las personas que trabajan a distancia es permitirse dejarse llevar por la situación. 'Dado que estoy en casa y tengo todo el día por delante, no es necesario establecer normas en mi propio trabajo', piensan algunos.

Cuidado con este tipo de pensamientos, ya que si te embarcas en ese camino, lo que inicialmente resultaba atractivo y comenzó con una ilusión infinita podría acabar generándote un síndrome de burnout que te sorprendería.

Por eso, aquí te presentamos 5 consejos de productividad muy básicos pero importantes que te ayudarán a optimizar al máximo tu rendimiento.

1. El espacio de trabajo

Aunque trabajes con tu portátil y tu smartphone y no necesites ninguna libreta ni ningún otro elemento sobre la mesa, es esencial que tengas tu propio espacio de trabajo dentro de casa.

No es válido sentarse en el sofá o quedarse en la cama y comenzar a trabajar con tu ordenador sobre las piernas.

Cuando asignas un rincón de tu hogar para trabajar, tu cerebro asocia este espacio con el trabajo, lo que facilita la concentración.

Además, es importante mantener este espacio limpio y ordenado.

Darse algún capricho, como unas patatas fritas, mientras trabajas puede ser agradable, no lo negamos. Pero si tu área de trabajo está llena de latas de bebidas energéticas vacías, paquetes de plástico y migas de galletas, podrías sentirte abrumado.

El caos en tu entorno puede influir en tu estado interno.

Mantener ordenado tu pequeño rincón de trabajo hará que todo fluya más fácilmente.

2. Establecer un horario de trabajo

Muchos nómadas digitales presumen de poder trabajar en el momento del día que más les convenga. Esto es cierto hasta cierto punto; el trabajo remoto te brinda la libertad para realizar algunas tareas que no podrías hacer en una oficina.

Por ejemplo, puedes salir un rato para despejarte si estás teniendo un mal día o aprovechar para hacer la compra durante un descanso que te puedes permitir al teletrabajar.

Algunas personas son más productivas por la noche (conocidas como búhos) y otras por la mañana (más tipo alondras), y con el trabajo remoto puedes aprovechar tus fortalezas en este aspecto.

Pero esto no significa que tus jornadas laborales sean diferentes todos los días. Debes establecer un horario de trabajo con sus respectivos descansos, similar a si estuvieras en una oficina.

También es importante poner fin a tu jornada laboral. En el trabajo remoto, es fácil extender tu horario hasta tarde, ya que estás concentrado y deseas completar una tarea, o porque disfrutas tanto de tu trabajo que lo consideras un hobby, entre otras razones. A la larga, estas prácticas pueden perjudicarte. ¿Hemos mencionado el síndrome de burnout? Aquí vuelve a acechar.

3. Ir a la oficina sin ir a una oficina

Aunque trabajes desde casa, es altamente recomendable que te vistas como si fueras a una oficina real. Establece una rutina que te obligue a vestirte de manera profesional.

No es necesario usar traje y corbata o tacones, pero busca ropa que no usarías en casa. Nuevamente, tu cerebro debe asociar esta vestimenta con el trabajo y no con momentos de ocio. Al final, se trata de enseñarle a tu cerebro que es hora de ponerse manos a la obra y no de relajarse frente a Netflix.

4. Marcar objetivos diarios y semanales

Al igual que haces con cualquier proyecto, también debes definir los objetivos que deseas alcanzar en tu trabajo diario.

Esto te ayudará a conocer las tareas que debes realizar cada día de la semana, aliviando la mente del estrés que provoca la incertidumbre sobre cuándo realizarlas.

Por lo tanto, anota en una agenda, una hoja de papel o en tu ordenador todas las tareas que deseas realizar cada día y los objetivos semanales que pretendes alcanzar.

Alcanzar pequeños objetivos será más fácil. ¡Y es tan satisfactorio marcar una tarea como completada!

5. Hacer listas de tareas y practicar el time blocking

Seguro que has oído hablar mucho sobre la eficacia de las listas de tareas para aumentar la productividad. Y es cierto, funciona.

Escribe cada día en una lista todas las tareas que deseas realizar y planifica el momento en el que realizarás cada una. El bloqueo de tiempo consiste en asignar espacios de tiempo durante el día para realizar una tarea.

De esta manera, te obligas a concentrarte en lo que debes hacer durante el tiempo que has reservado en tu agenda o planificador.

5 consejos para mejorar la productividad laboral en el teletrabajo

Seguro que en más de una ocasión has pasado media tarde de domingo preparando tu agenda semanal. La tienes perfectamente organizada, has priorizado las tareas y programado las más importantes para los momentos en los que sientes que tienes más energía.

Te ha quedado una semana muy bien planificada, y hasta has reservado tiempo para ti.

Sin embargo, cuando llega el momento de empezar a trabajar, sientes que no estás motivado o te has levantado mal y no puedes concentrarte. ¿Qué haces en una situación así? Porque la tarea sigue ahí, esperando a que la hagas.

A continuación, te compartimos varios métodos que pueden ayudarte a optimizar el tiempo, además de mejorar la gestión de tus tareas, logrando una mejor rentabilidad de tus esfuerzos.

1. Método Pomodoro

Este método, creado por el italiano Francesco Cirillo, tiene como objetivo optimizar el tiempo. Este nos sugiere dividir nuestra jornada laboral en intervalos de tiempo donde combinamos el trabajo con los descansos.

La técnica consiste en trabajar durante períodos de 25 minutos, conocidos como pomodoros, y descansar durante 5 minutos entre estos intervalos de tiempo. Debes mantener este ritmo durante un total de 4 ciclos y luego hacer un descanso más largo de 15 minutos.

En otras palabras, trabajas durante 25 minutos y descansas durante 5 en 4 ciclos, para luego tomar un descanso más prolongado de 15 minutos.

Se ha demostrado que este método mejora la agilidad mental, logrando así aumentar la productividad. Resulta ideal para esos días en los que todo parece cuesta arriba.

2. Método del horario ideal biológico

Cada individuo tiene sus momentos de máxima productividad, y estos no son los mismos para todos (¿recuerdas lo de búho y alondra?). Con el método del horario ideal, puedes descubrir tus picos de productividad por ti mismo.

A lo largo de una semana laboral, registra tus niveles de productividad, motivación, concentración y enfoque cada hora en una escala del 1 al 10.

De esta manera, cuando te sientes a planificar tu agenda, ya sabrás qué tareas debes programar en función de la concentración, motivación y dificultad que tengan para ti.

3. El método GTD de David Allen

Este experto en productividad nos detalla el método Getting Things Done, GTD, que se encuentra en su libro Organízate con Eficacia.

Según Allen, la jerarquización tradicional de las tareas ha quedado obsoleta y se ha demostrado que no funciona. Él nos presenta un proceso de gestión de tareas compuesto por estas 5 fases: recopilar, procesar, categorizar, revisar y desarrollar.

El creador del sistema GTD insiste en abordar en el momento solo las tareas que necesitan menos de 2 minutos para completarse. Aquellas que requieren más tiempo deben colocarse en una bandeja de entrada y programarse, o delegarse, al final del día.

4. Método no romper la cadena

Este método es efectivo cuando necesitas programar un objetivo que toma un tiempo específico en cumplirse. Su creador, Jerry Seinfield, sugiere marcar con una cruz roja en el calendario los días de inicio y fin de la tarea.

No debes romper la cadena que tú mismo irás formando tachando los días intermedios, conforme vayan transcurriendo y tú avances con la tarea, por supuesto.

5. La matriz de Eisenhower

Un método simple pero altamente efectivo si logras interiorizarlo. En esencia, se trata de clasificar todas tus tareas en base a dos preguntas que se responden con sí o no, que son las siguientes:

• ¿Es importante?
• ¿Es urgente?

Según cómo respondas, surgen cuatro tipos de tareas:

• Es importante y es urgente: esta tarea tiene la máxima prioridad. Hazla de inmediato.
• Es importante, pero no es urgente: tendrás que hacer esta tarea, pero no es necesario hacerla de inmediato. Planifícala y utiliza el bloqueo de tiempo para realizarla en el momento adecuado.
• Es urgente, pero no es importante: si es posible, delega esta tarea. Si no, dedícate a ella después de haber terminado con las tareas importantes y urgentes.
• No es urgente y no es importante: no es urgente ni importante, probablemente esto esté de más en tu planificación. Si consideras que es algo que debe hacerse, planifícalo para cuando hayas completado todo lo demás.

Todas estas técnicas y métodos requieren una inversión de tiempo y esfuerzo por tu parte, pero no es necesario aplicarlas todas al mismo tiempo, ni es necesario que comiences de inmediato.

Poco a poco te adaptarás a estas técnicas y sin darte cuenta, mejorarás significativamente tu productividad laboral como nómada digital.

Herramientas digitales que ayudan a aumentar la productividad laboral

Los nómadas digitales estamos perfectamente habituados a trabajar con herramientas digitales. Cualquiera que consultes te dirá que contar con un portátil, tu smartphone y una buena conexión a Internet es más que suficiente, ya que todo lo demás lo tienes en la red.

Aquí te presentamos un listado con algunos tipos de herramientas digitales que consideramos de gran ayuda para cualquier persona que trabaja desde casa.

Almacenamiento en la nube

En la actualidad, es esencial contar con espacio en la nube para almacenar tus documentos de trabajo. No solo por el espacio en sí, sino también para poder trabajar desde cualquier parte del mundo.

Te sugerimos utilizar plataformas como Google Drive o OneDrive.

Además de la capacidad de compartir archivos con otras personas y trabajar de manera colaborativa, tendrás toda la información en un lugar al que puedes acceder desde cualquier dispositivo, como mencionamos anteriormente. Créenos, esto te ahorrará muchos quebraderos de cabeza.

Chats privados

Para comunicarte con tu equipo o tus clientes, necesitarás elegir un chat que se adapte a tus necesidades.

Slack es uno de los más populares. Se trata de una red social profesional donde puedes conversar con tus contactos profesionales, logrando una comunicación más rápida y directa que con el correo electrónico.

Otra opción es el Chat del Workspace de Google, también muy útil. Es un chat asociado a los correos electrónicos de tu espacio de trabajo que también se puede integrar con otras aplicaciones populares como Asana, Trello, Zoom, y con sus propias herramientas como Google Meet o Google Drive.

Aplicaciones para videollamadas

Las dos más conocidas son Zoom y Google Meet.

Son aplicaciones que te permiten conectarte por videollamada con tus clientes y colaboradores. Un elemento imprescindible para cualquier nómada digital.

Gestores de tareas y proyectos

Todo buen nómada digital debe contar con un gestor de proyectos que le ayude a visualizar el estado de cada tarea. Por ejemplo, Trello, Asana o Meister Task.

Cualquiera de estas tres aplicaciones te permite implementar el método Kanban en la evolución de tus proyectos; ya sabes, esa forma de distribuir tus tareas en 3 estados: pendientes, en curso y finalizadas.

También debemos mencionar aquí a Notion, una macroherramienta donde puedes hacer (casi) todo en un mismo lugar.

Transferencia de archivos de grandes tamaño

La más conocida aquí es WeTransfer, porque es excelente. Esta herramienta te permite enviar archivos de gran tamaño, ya sean en formato de vídeo, audio o texto, a quien tú quieras y donde desees.

Conversores de documentos a otros formatos

Al trabajar con diferentes tipos de archivos, a menudo necesitarás transformarlos en otro formato distinto del original. El más común de todos es el PDF.

Para esto, puedes utilizar ilovepdf.com, un sitio web donde encontrarás una amplia variedad de convertidores de formatos de documentos.

Escaneo de documentos

Aquí te recomendamos tener a mano Google Lens. Esta aplicación del gigante de Internet te permite escanear documentos. A partir de una imagen, la herramienta es capaz de detectar y escanear el texto que contiene. Parece magia, pero no lo es.

Control del tiempo de trabajo

Ya sea trabajando desde casa o desde cualquier lugar, necesitarás llevar un registro del tiempo que te ayude a conocer y mejorar tu productividad mientras teletrabajas.

Las mejores según nuestra experiencia: Toggl, Focus To Do o Clockify. Cualquiera de estas aplicaciones registra el tiempo que dedicas a tus tareas de manera fácil e intuitiva.

Traductores online

Google Translate es un buen traductor que ha mejorado mucho desde sus inicios, pero también sabemos que no es infalible. Hoy en día hay otros que incluso lo hacen un poco mejor, como DeepL Translate.

La verdad es que nos dejamos muchas en el tintero, pero estas son las imprescindibles que debes conocer para mejorar tu productividad laboral mientras teletrabajas.

Son muchas y todas pueden ser muy útiles. Te recomendamos que las vayas probando y te quedes con aquellas que mejor se adapten a ti.

También intenta mantenerlas en la medida de lo posible (esto es otro truco para mejorar la productividad en el trabajo que tú, como nómada digital, deseas lograr).

Lo bueno de esto es que hay opciones para todos los gustos.

5 consejos de productividad laboral para nómadas digitales

La productividad laboral de los nómadas digitales, o las personas que teletrabajan desde su propio hogar, va mucho más allá de lograr un rendimiento óptimo en nuestro trabajo.

Es crucial cuidarnos, tanto interna como externamente, para garantizar días productivos y optimizar completamente nuestro tiempo. Esto es especialmente importante para prevenir el estrés, que puede afectarnos tanto en términos de salud como en nuestro desempeño laboral.

Estos son los 5 consejos que queremos compartir contigo, para que aproveches al máximo tu productividad sin renunciar a ser un auténtico nómada digital:

1. Medita todos los días: la relajación que proporciona la meditación te ayudará a tener mucha más claridad sobre todo lo que tienes que hacer.
2. Mantente en forma: el ejercicio físico va más allá del aspecto físico. Te ayuda a concentrarte y, en consecuencia, mejora la productividad.
3. Cuida tu alimentación: sigue una dieta saludable. Combina proteínas con frutas, verduras e hidratos de carbono en su justa medida. Evita los alimentos ultraprocesados, ya que contribuyen al aumento considerable del cansancio.
4. Duerme las horas necesarias: esto es vital para lograr una buena productividad. Cuando descansas bien por la noche, tu cuerpo recarga toda su energía. De esta manera, tu autoestima y autoconfianza estarán en buenos niveles.
5. Viaja con tranquilidad: ser nómada digital te permite viajar cuando y donde quieras, sin dejar de trabajar. Sin embargo, cambiar de residencia con frecuencia puede afectar negativamente a tu productividad. No siempre es fácil mantener el ritmo de viajar, visitar lugares nuevos y seguir con el mismo ritmo de trabajo. Los expertos recomiendan permanecer en cada sitio un tiempo mínimo de un mes.

No importa a lo que te dediques o dónde estés. Cuidar tu cuerpo y tu mente siempre debe ser una prioridad para ti. Más allá de la productividad (que consideramos muy importante), es el mejor camino para ser feliz. Los hábitos saludables son tus mejores aliados para el trabajo en remoto y para cualquier otra cosa.

Mantener y mejorar la productividad laboral siendo nómada digital es posible

El teletrabajo y el nomadismo digital están transformando la vida de muchas personas. Y es que la productividad no está en conflicto con la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar.

Con una planificación efectiva y disciplina, puedes lograr incrementar tu productividad, alcanzando niveles incluso superiores a muchos trabajadores que asisten diariamente a una oficina.

¿Eres una persona productiva? ¿O te resulta difícil mantener el ritmo y cumplir tus objetivos? Sea cual sea tu situación, no dudes en contactar con Visa Nómada Digital para que te ayudemos en todo lo que podamos.